Samenwerken voor goede en veilige zorg

We doen het bij De Passerel samen. Vanuit een gezamenlijke missie werken onze vakmensen elke dag met lef en energie. Op de woonvorm, op de dagbesteding, bij de cliënt thuis of vanuit kantoor. Wij werken met onze hoofden, handen en ons hart.

ICT is bij De Passerel geen doel, maar een middel. En in veel gevallen een kritische factor om ons werk goed te doen of nog beter te doen. Denk bijvoorbeeld aan Triasweb, een app die op slimme wijze gemelde incidenten analyseert. Zo kunnen we ons beleid bijstellen om goede en veilige zorg te borgen. Met Carenzorgt hebben we een mooi instrument om de zorg nog beter af te stemmen met de cliënt en zijn verwanten. Onze collega’s van ICT zorgen er niet alleen voor dat onze systemen draaien en blijven draaien, ze zorgen er ook voor dat zorgmedewerkers er mee uit de voeten kunnen. Het scheelt hierin een stuk dat het team is versterkt met een collega uit de zorg!

Samen werken aan goede en veilige zorg vraagt extra kennis en expertise als een cliënt ouder wordt. De behoeften van de cliënt veranderen dan vaak. Dit levert nieuwe vraagstukken op voor de zorg en begeleiding. In 2021 zijn we daarmee aan de slag gegaan. Collega Susan vertelt over haar ervaringen met zorg aan de ouder wordende cliënt. Je ziet, in alle geledingen van De Passerel, werken we samen om met elkaar onze cliënten het allerbeste te bieden.

Triasweb

Triasweb is een applicatie waarmee incidenten en bijna-incidenten gemeld, geregistreerd en geanalyseerd kunnen worden. De organisatie is in staat tijdig de cijfers te analyseren en is wendbaarder geworden doordat eerder gerichte acties kunnen worden ingezet. Door het gebruik van dit meldsysteem kan De Passerel goede nazorg bieden bij een incident. Ook helpt het alle medewerkers de kwaliteit van de geboden zorg te monitoren en te borgen. Dit werkt niet alleen door op de kwaliteit van onze zorg, maar ook op het welbevinden van medewerkers. Met de implementatie van Triasweb zijn we gekomen tot een set werkende afspraken. De opvolging bij een (bijna)incident is belegd bij bijvoorbeeld gedragskundigen en de manager zorg. Hierdoor krijgen incidenten de aandacht die ze nodig hebben om herhaling te voorkomen. Gedragskundige Michelle Kolk van de interne Commissie Meldingen vertelt je er graag meer over.

Lees meer

‘Voorheen was een incidentmelding vaak niet meer dan een vinkje plaatsen. Met de invoering van Triasweb in november 2020 word je direct uitgenodigd om goed te kijken naar een incident. Wat is er precies gebeurd? Wat ging er aan vooraf? Wat zijn mogelijke oorzaken geweest? Juist die informatie is waardevol om te kunnen leren van een incident. Het vroeg natuurlijk wel iets van begeleider en dat maakte de drempel om te melden wellicht wat hoger in het begin. We hebben in 2021 ingezet op het slechten daarvan. Door in gesprek te gaan, voordelen uit te leggen. Maar ook door de inrichting van het systeem te optimaliseren, zodat de gebruiksvriendelijkheid groter is geworden.

Binnen De Passerel zien we melden als een manier om te verbeteren. Door inzicht te krijgen in oorzaken van incidenten, kun je verbetermaatregelen nemen die bijdragen aan goede en veilige zorg. Incidenten zijn niet altijd te voorkomen, risico’s zijn nooit uit te sluiten, maar we hebben dankzij Triasweb inmiddels wel een gestructureerde werkwijze hoe we omgaan met incidenten en bijna-incidenten.

Wat echt van meerwaarde is, is dat je eenvoudig een analyse kunt maken van de incidenten. Neem als voorbeeld incidenten met agressie. Komen die op een bepaalde locatie bovenmatig veel voor? Is er een bepaald tijdstip waarop dergelijke incidenten plaatsvinden? Of een bepaalde dag in de week? Dat levert waardevolle invalshoeken op voor onderzoek naar verbeteracties. Een ander pluspunt vind ik dat verwanten via ONS Zorgplan op de hoogte worden gebracht als er een melding in Triasweb is gedaan. Dat draagt bij aan de transparantie. Ook de gedragskundige krijgt een melding van incidenten waar cliënten bij betrokken zijn. Dat geeft een impuls aan onze zorgkwaliteit, omdat er eerder verbeteracties verricht kunnen worden.

We zijn tevreden over Triasweb. Maar we zien ook verbeteringen. Vooral om het correcte gebruik op de agenda te krijgen en te houden van medewerkers. Triasweb moet een onderdeel worden van het inwerktraject van nieuwe medewerkers. We verwachten veel van de Ncare medicatie app die we komend jaar uitrollen. Daarmee krijgen we meer grip op incidenten waarin medicatie een rol speelde. Na ‘agressie’ is dat de categorie met meeste meldingen. Waar we ook bij stil gaan staan is de opvang en de nazorg bij een incident. Het kan soms erg heftig zijn voor een medewerker. We doen veel aan opvang na een ernstige gebeurtenis. In 2022 zetten we een volgende stap met het aanbieden van scholing en het opstellen van een plan.’

Carenzorgt

Samen de zorg aan de cliënt organiseren is soms best ingewikkeld. Carenzorgt kan de cliënt en de mensen om de cliënt heen daarbij helpen. Carenzorgt is een app waarmee cliënten, ouders en verwanten op een eenvoudige manier het zorgplan en rapportages kunnen inzien. Ook kunnen ze met behulp van de app communiceren met de zorgverlener. De cliënt beslist zelf of en met wie hij of zij de gegevens deelt.

Wij zijn in 2021 op een aantal locaties gaan werken met Carenzorgt, als onderdeel binnen ONS (ons digitale cliëntdossier). Werken met Caren betekent dat de cliënt en professional altijd op de hoogte zijn van de laatste stand van zaken en afspraken rondom de begeleiding. Beide kunnen afspraken en aantekeningen lezen en bewerken. Daarnaast besluit de cliënt dus zelf of anderen, zoals ouders of verwanten, ook toegang geeft tot Caren. Als de cliënt het wil, kunnen de professional en de verwant rechtstreeks met elkaar communiceren via Caren. De cliënt kan ten alle tijden meelezen: open en transparant, dat voelt vertrouwd. De Persoonlijke Begeleider inventariseert de wensen en mogelijkheden met betrekking tot de toegang van Carenzorgt.

Teams die deel kunnen nemen aan Carenzorgt worden op locatie bezocht en krijgen uitleg over het systeem. Tijdens de uitleg wordt besproken wat verwanten kunnen zien. Dat ouders en andere verwanten ineens gaan meelezen, is best een spannend aspect. Binnen De Passerel hebben we daarom gekozen om extra tijd en aandacht te investeren in het professioneel kunnen schrijven en rapporteren in Caren. Een voorbeeld daarvan is de e-learning over de SOAP-methode:

Subjectief – Wat de cliënt zegt over zijn eigen belevingen
Objectief – De directe observatie van de situatie door de medewerker
Analyse – De conclusie die getrokken wordt uit de subjectieve en objectieve gegevens
Plan – Wat de medeweker vervolgens gaat doen

Van groot belang is dat alle medewerker methodisch werken. In ONS Zorgplan werken we met de vaste stappen probleem/vraag – doel – actie – evaluatie. Met SOAP hebben we een uniforme manier van rapporteren. Een persoonlijk begeleider draagt zorg voor de coördinatie van dit proces. In de loop van 2021 zijn de jeugd & kind-takken van De Passerel gekoppeld aan Caren. In 2022 volgt de rest van de organisatie. Het doel is dat iedere cliënt aan het eind van dat jaar de mogelijkheid is geboden om te koppelen met Carenzorgt.

ICT Helpdesk in hun kracht

Bij De Passerel willen we dat zo veel mogelijk van onze tijd uit kan gaan naar de zorg voor onze cliënten. Een van de strategische doelen van de organisatie is daarom het verminderen van de administratieve druk. Door over te stappen naar één integraal systeem is daar een belangrijke stap in gezet. Onze interne ICT Helpdesk faciliteert de collega’s met alle voorkomende vragen en problemen. Wat voor een ICT’er volstrekt logisch lijkt, is voor bijvoorbeeld een ambulant begeleider een stuk minder vanzelfsprekend en vice versa. Door ons team te versterken met een collega uit de zorg met verstand van ICT behoren spraakverwarringen voortaan tot het verleden. Als ICT Helpdesk kunnen wij onze collega’s in de zorg nu nog beter ondersteunen. En daar profiteert uiteindelijk onze cliënt nog wel het meest van.

Lees meer

Van troubleshooter naar digicoach

Voorheen was onze helpdesk toch voornamelijk brandjes aan het blussen. We losten weliswaar veel problemen snel en adequaat op, maar nu digitalisering verder toeneemt, wil je eigenlijk een duurzame gedragsverandering binnen je organisatie bewerkstelligen. We zien onszelf nu veel meer als digicoach. Voordat we een nieuwe functionaliteit lanceren vragen we onszelf af wat de impact voor de collega’s is. In plaats van in actie te springen als het misgaat, lukt het ons nu om door duidelijke instructies en bijvoorbeeld een e-learning veel vragen, problemen en stress bij voorbaat te voorkomen. We nemen mensen meer bij de hand en spreken bovendien veel meer de taal van de zorgmedewerker dan voorheen. Dit werkt en dit krijgen we dan ook terug.

Hoe ICT bijdraagt aan betere zorg

Een mooi voorbeeld van de bijdrage die ICT levert aan het verbeteren van de zorg is het nieuwe digitale zorgplan. Hierin staat de juiste en goede zorg en begeleiding aan de cliënt beschreven. Iedere zorgmedewerker kan bij dit zorgplan, zodat de cliënt eenduidige zorg en begeleiding krijgt. De ICT Helpdesk is goed thuis in het zorgplan en ondersteunt collega’s die dit lastig vinden. Een ander voorbeeld is het waarborgen van het correcte gebruik van domotica. We monitoren processen, kijken op locatie en vanaf afstand mee met gebruikers. We bevragen zorgmedewerkers en proberen zo een goed beeld te krijgen van de wensen en eisen voor het gebruik.

Nieuwe ontwikkelingen

In 2021 is onder leiding van de stafmedewerker communicatie gestart met een verkenning naar een nieuwe website. Onze huidige site is knap verouderd, zowel in uiterlijk als inhoud als functionaliteiten. Met name voor het werven van medewerkers en cliënten is een nieuwe website onontbeerlijk. De ICT Helpdesk dacht actief mee met het programma van eisen en kijkt reikhalzend uit naar het vervolg. Innovaties lijken zich in steeds rapper tempo voor te doen. De Passerel kan hier nog veel meer gebruik van maken. Als ICT Helpdesk haken we aan op wat medewerkers aan kunnen. Soms betekent dit dat we moeten vertragen, omdat iedereen het moet kunnen snappen of de tijd moet krijgen om eraan te kunnen wennen. In het juiste tempo de juiste stappen in de goede richting zetten, dat is de koers die we zullen blijven varen.

De vraag goed begrijpen

Het samenspel tussen de ICT Helpdesk en de rest van de organisatie begint met goed luisteren. Wat vraagt de ander nu van ons? Het antwoord op een vraag kan simpeler zijn dan we zelf durven vermoeden. We zijn continu in gesprek met onze zorgcollega’s, waardoor onze adviezen beter toegesneden zijn op de praktijk. De versterking van ons team met collega Chantal helpt ons hier verder bij. Zij heeft jarenlang ervaring opgedaan op diverse woon- en dagbestedingslocaties van De Passerel. Dat brengt ons als team extra inzichten over het belang van ICT voor veilige en betekenisvolle zorg.

De ouder wordende cliënt

We zitten om de tafel met Susan Rijks, manager zorg van zes locaties van De Passerel. Ze brengt een schat aan ervaring met zich mee. Haar expertise ligt bij de ouderenzorg. En juist daarom is ze bij De Passerel komen werken. De ouder wordende cliënt is namelijk een groeiende groep binnen onze organisatie. En ook deze groep cliënten bieden we graag persoonsgerichte zorg die aansluit op de wensen en behoeften van de cliënt. Daarom hebben we in 2021 in samenwerking met onder andere de Verwantenraad een visie ontwikkeld op het thema ‘de ouder wordende cliënt’.

‘Binnen de ouderenzorg is veel kennis over dementie’, vertelt Susan, ‘in de zorg aan mensen met een beperking heb je ook te maken met dementie, maar is de kennis soms nog niet voldoende aanwezig. Ik hoop daar verandering in te kunnen aanbrengen. Dat geldt ook voor de specifieke kennis over fysieke achteruitgang en de daarbij behorende gezondheidsrisico’s. Hoe gaan we met deze groep om en wat vinden we belangrijk in de zorg en begeleiding van deze cliënten?’

Susan vindt het belangrijk dat De Passerel het uitgangspunt omarmt dat de cliënt zo lang mogelijk in zijn of haar vertrouwde omgeving kan blijven. Susan: ‘Of het nu gaat om de plek waar de cliënt woont, werkt of dagbesteding krijgt. Laten we ons uiterste best doen om er voor te zorgen dat de oudere cliënt daar steeds terecht kan. We moeten daarvoor kijken of we locaties met aanpassingen geschikt kunnen maken. Je eigen plek behouden is essentieel om je veilig en vertrouwd te kunnen voelen.’

Een ander onderwerp waar Susan over spreekt is autonomie. ‘Met oudere mensen hebben we nog wel eens de neiging te voorzichtig om te willen gaan. Enerzijds begrijpelijk, want hun fysieke gezondheid is kwetsbaar. Maar het willen voorkomen van risico’s heeft wel zijn weerslag op de autonomie van de cliënt. Op locatie De Bloemenhof experimenteren we daarom met werkwijzen voor het verkleinen van valgevaar. We bekijken nadrukkelijker vanuit verschillende perspectieven naar het valgevaar. We zoeken daarin naar een nieuwe balans tussen de zelfregie van de bewoner, de zorg van verwanten en de blik van de professional. De uitkomst kan zijn dat sommige risico’s worden geaccepteerd als dit bijdraagt aan meer autonomie van de cliënt.’

Een extra uitdaging voor de ouder wordende cliënt is het sociale netwerk om hen heen. Ouders van de bewoners zijn zelf op leeftijd, soms al overleden. Andere verwanten, zoals broers en zussen, zijn druk of wonen ver weg. Toch merken we dat het voor het welbevinden van cliënten goed is als het sociale netwerk op orde is. Op een van de locaties is dit jaar een prachtig initiatief gestart vanuit een groep ouders. Naast de zorg voor hun eigen kind, organiseren ze leuke activiteiten voor de andere bewoners. Zo wordt het voor iedereen mogelijk om sociale contacten op te doen. ‘Met het nieuwe zorgdossier wordt het contact met familie en verwanten geïntensiveerd’, licht Susan toe, ‘door de mee-leesfunctie worden lijnen korter en staan we meer in contact met het sociale netwerk rondom de cliënt. Daar vanuit kunnen we het netwerk verstevigen.’

Susan blikt met zekere trots terug op haar eerste maanden bij De Passerel. Ze heeft het idee dat haar expertise hier tot zijn recht komt. Ze geniet van het goede contact met de verwantenraad om tot een gedragen visie op de ouder wordende cliënt te komen. Een ander onderwerp waar Susan graag mee aan de slag wil is de organisatie van de verpleegkundige zorg. ‘Zeker met steeds meer ouder wordende cliënten is de verpleegkundige zorg van groot belang’, meent Susan, ‘voor ons is het zaak om te blijven doen waar wij goed in zijn: de begeleiding in het dagelijks leven van onze cliënten.’